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SIGNER UN CONTRAT AVEC UN REPRESENTANT COMMERCIAL INDEPENDANT
Quels sont les termes et conditions nécessaires ?
Pourquoi un contrat de représentation ?
Passer un contrat avec un représentant commercial formalise le lien entre le représentant et votre société. Il est très fortement recommandé lorsque vous travaillez avec des représentants commerciaux dans des pays étrangers de signer un contrat de représentation. Le contrat doit définir de façon précise les bases de la représentation.
Nous allons dans cet article définir les clauses que votre contrat doit contenir. Toutes les clauses ne sont pas nécessaires, le contrat dépend essentiellement de votre industrie, des produits et services vendus, et du pays concerné.
Attention, les clauses contenues dans cet articles ne sont données qu'à titre d'exemple. Certaines clauses ne sont pas applicables dans tous les pays; elles sont parfois contraires à la loi locale en vigueur. Il est fortement conseillé de faire examiner votre contrat de représentation par un juriste spécialiste du pays dans lequel vous voulez vendre vos produits.
Définition des parties et date du contrat
Votre société et le représentant doivent être clairement définis. Il est d'usage de désigner les parties par leur nom, leur adresse et leur secteur d'activité.
Voici une formulation typique :
This AGREEMENT is made as of the _[day]_ day of _[month]_, _[year]_, by and between __[name of sales representative]_ , whose address is _[address of sales representative]_, hereinafter referred to as "Sales Representative" and _[name of company]_ , whose address is _[address of company]_, hereinafter referred to as " Company".
WHEREAS, _[name of company]_ is engaged in the business of marketing and selling _[name of products]_, and
WHEREAS, _[name of company]_ wishes to engage Sales Representative to provide sales solicitation, installation, training and other services.
NOW THEREFORE, it is agreed as follows:
Définition du territoire et des produits
Le contrat doit définir précisément quels produits et services peuvent être vendus par le représentant commercial. Le contrat doit également définir le territoire sur lequel le représentant commercial est autorisé à vendre. Vous devez préciser si le représentant a un droit d'exclusivité sur le territoire. Vous pouvez également définir les conditions selon lesquelles le représentant commercial est autorisé à vendre en dehors de son territoire.
Company hereby appoints Sales Representative as an authorized __[exclusive / non-exclusive]__independent representative to sell and promote all services provided by Company in the following geographical area: __[geographical territory]__, hereinafter referred to as "Territory".
Dans le cas d'un contrat d'exclusivité, la phrase suivante peut être ajoutée :
Sales Representative shall be protected in the Territory so long as Sales Representative adheres to the terms and conditions described herein.
Si vous désirez définir les ventes en dehors du territoire considéré dans le contrat : Sales made to corporations residing outside of the Territory are subject to the following commissions: __[define commission structure]__. Notwithstanding the foregoing, Sales Representative may not sell the Products outside the Territory without the express written consent of the Company's _[person authorized to give consent]_.
Si vous voulez exclure du contrat certains types de produits ou de services :
This Agreement excludes the sale of the following products and services: __[define products and services excluded]__.
Indépendance du représentant
Le contrat doit clairement définir si le représentant est employé par la société ou s'il est un représentant indépendant. Ci-dessous est un exemple pour un représentant indépendant.
In making this appointment, Sales Representative is and shall remain an independent contractor. This agreement shall not constitute a partnership, joint venture, co-ownership or otherwise. Sales Representative shall not create or assume any obligation on behalf of Company for any purpose whatsoever. Sales Representative is not an employee of Company and is not entitled to any employee benefits. Sales Representative shall be responsible for paying all income taxes and other taxes charged to Sales Representative on amounts earned hereunder. All financial and other obligations associated with Sales Representative's business are the sole responsibility of Sales Representative.
Si vous souhaitez mandater votre représentant commercial pour certains aspects contractuels avec le client, vous pouvez utiliser la formulation suivante :
Sales Representative shall not represent that Sales Representative has the power or authority to enter into any agreements or contractual obligations on behalf of Company unless Company provides a separate letter of authorization authorizing Sales Representative to execute agreements on behalf of Company.
Commission / rémunération
Un représentant commercial indépendant doit être payé sous forme de commission. Attention si votre représentant a une partie de rémunération fixe, il peut alors être considéré comme un employé de votre entreprise. Son statut sera alors entièrement différent (il peut par exemple signer des contrats au nom de votre entreprise, engager la responsabilité de votre entreprise, etc.)
Veillez également à bien faire la différence entre un représentant commercial et un distributeur. Un représentant commercial est un intermédiaire qui touche une commission sur la vente de vos produits. Un distributeur achète vos produits et les revend. Un distributeur ne devrait pas avoir de commission.
Il est néanmoins courant de trouver des représentants jouant sur les deux tableaux : ils touchent une commission sur les produits, et ils achètent les produits pour les revendre plus cher. Ces représentants touchent une double commission et sont à éviter. Le prix final du produit est très souvent bien supérieur au prix de vente direct. Le client final est perdant car il achète le produit trop cher (et bien souvent s'en aperçoit). Et votre entreprise perd en crédibilité. Le seul gagnant est le représentant, mais il risque de ne pas vendre beaucoup de produits de cette façon.
Pour une commission dont le pourcentage est constant :
The commission shall be [xxx] % of the net selling price.
ou pour une commission variable selon le montant du produit :
Commissions shall be based on the following compensation schedule:
For net selling prices to Representative of up to [define threshold amount] , the commission shall be [xxx] % of the net selling price. For net selling prices above [same threshold amount as previous] , the commission shall be [constant sum corresponding to the commission earned for the threshold amount] plus [yyy] % of the amount above [threshold amount] .
Définissez précisément comment les commissions sont calculées. Par exemple :
Commissions shall be computed on the net amount of the invoice after deducting discounts, allowances, shipping charges, travel and living expenses for a field service representative, taxes, cost of collection if any, rebates, and returns. Commissions shall be payable on or before the 15th day of the month following the month in which payment is made by the customer.
Conflit d'intérêt Il est recommandé d'inclure une clause de non compétition afin que votre représentant commercial ne vende pas les produits de vos concurrents. Cette clause est souvent non applicable pour un distributeur, qui peut revendre plusieurs produits concurrents.
Sales Representative warrants to Company that it does not currently represent or promote any lines or products that compete with the Products. During the term of this Agreement, and for a period of _[define time period]_after its termination, Sales Representative shall not represent, promote or otherwise try to sell within the Territory any lines or products that compete with the Products covered by this Agreement.
Fourniture de matériel et d'offres techniques et commerciales Dans le cadre de votre accord avec vos représentants commerciaux, vous serez amené à fournir de nombreuses données techniques et commerciales. Dans certains cas vous devrez fournir un modèle de démonstration de vos produits. Votre représentant peut vous demander d'inclure une clause mentionnant que votre société s'engage à fournir ces documents et produits gratuitement.
Company agrees to provide Sales Representative, at no cost, written materials relating to the Products necessary to support product promotion and sales efforts.
Vous devrez également fournir à vos représentants commerciaux des offres techniques et commerciales à présenter à ses clients.
Company agrees to respond, at no cost and within reasonable time, to requests for price and delivery of the Products covered by this Agreement.
Confidentialité
Afin d'aider vos représentants commerciaux à vendre vos produits, vous devrez leur fournir des informations sur vos marchés et sur vos clients. Vous devrez également leur fournir des informations techniques sur vos produits. Veillez à vous protéger en incluant un accord de confidentialité afin que votre représentant ne puisse pas faire bénéficier vos concurrents de ces informations. L'accord de confidentialité doit être valide pendant toute la durée du contrat et peut également couvrir une période après la fin du contrat.
During the term of this Agreement or within _[define time period]_ after its termination, Sales Representative shall not compete with Company, directly or indirectly, in the sale or promotion of products or services the same as or similar to Company's products and services within the Territory. Under no circumstances and at no time shall Sales Representative disclose to any person any of the secrets, methods or systems used by Company in its business. All customer lists, brochures, reports, and other such information of any nature made available to Sales Representative by virtue of Sales Representative's association with Company shall be held in strict confidence during the term of this Agreement and after its termination.
Marques et brevets
Veillez à protéger vos marques et brevets dans les pays où vous commercialisez vos produits. Les marques sont dans la plupart des pays la propriété de la première personne les dépose. Interdisez explicitement à vos représentants commerciaux de les déposer.
At no time during or after the term of this Agreement shall Sales Representative challenge or assist others to challenge Company's Trademarks or the registration thereof or attempt to register any trademarks, marks or trade names confusingly similar to those of Company.
Durée du contrat et résiliation
Votre contrat doit inclure une durée, une méthode de renouvellement (qui peut être automatique) et une méthode de résiliation. Attention, certains pays tels que le Brésil ont des lois strictes sur la période minimale de résiliation.
Voici un exemple de contrat se renouvellant automatiquement d'année en année, avec une période de résiliation de 30 jours : This Agreement shall extend from the date hereof for a period of [duration] and, unless sooner terminated by either party, will continue from year-to-year thereafter. This Agreement may be unilaterally terminated at any time by either party with or without cause, by giving thirty (30) days written notice.
Non-transférabilité
Il peut être utile d'inclure une clause interdisant de transférer le contrat à une tierce partie.
This Agreement is not assignable by either party without the written consent of the other.
Totalité de l'accord
Il est conseillé d'indiquer que ce contrat est le seul accord entre la société et le représentant commercial. This Agreement is the entire agreement between Company and Sales Representative. This Agreement supersedes all prior agreements and understandings, whether written or oral, of the subject matter contained herein. This Agreement may be amended only in writing by an authorized officer of Company and Sales Representative.
Nullité partielle
Il est recommandé d'inclure une phrase mentionnant qu'au cas où un article du contrat est déclaré illégal dans une circonstance donnée, le reste du contrat reste en vigueur. Cette clause est particulièrement recommandée dans le cas de représentants commerciaux à l'étranger, car les lois du pays considéré peuvent différer de façon significative des lois de votre pays d'origine. In the event that any portion of this Agreement is found to be void, illegal or unenforceable, the validity and enforceability of any other portion shall not be affected.
Non poursuite
Il peut être avantageux d'inclure une clause imposant au représentant commercial de ne pas poursuivre votre société en cas de litige avec son client final.
Sales Representative agrees to indemnify and hold harmless Company from any and all claims, demands, costs, expenses or liabilities, including reasonable attorneys' fees, brought or imposed upon Company, relating to or arising out of any acts, omissions, fraud, misrepresentation or wrongdoing by Representative in connection with the performance of this Agreement.
Désaccord
La méthode à suivre en cas de désaccord doit être précisée. En particulier le recours à la médiation s'il est préféré doit être mentionné. Le tribunal compétent en cas de litige persistant est une question importante. Il peut s'avérer extrêmement coûteux de faire face à un procès dans un pays étranger. Il est également hasardeux de se plier au code pénal d'un pays étranger.
Règlement de conflit par arbitrage :
Any and all disputes, controversies, claims, or other disagreements arising out of or relating to this Agreement or the actual or alleged breach thereof shall be finally settled through arbitration in accordance with rules of [the American Arbitration Association]. The arbitration shall be held in [State or Country] and shall be conducted under and in accordance with [the American Arbitration Association Rules] applicable to [State or Country]. Such arbitration shall be conducted in English and will be conducted on confidential basis in accordance with the terms of the Agreement.
Règlement par un tribunal compétent :
This Agreement shall be governed by and construed according to the laws of [State or Country].
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